Partager des contacts

Google et Microsoft offre des solutions simples et facile d'exporter et importer des contacts. Le type de fichier *.csv permet également l'exportation/importation entre leurs applications dédiées (Google Contacts / Outlook).

Néanmoins, en date du 2 novembre 2020, les solutions de partage synchronisé* proposées par Google et Microsoft sont très limitées.

Voici les différentes méthodes qui s'offrent à vous, en date du 2 novembre 2020, pour partager des contacts.

* La synchronisation des contacts permet l'accès et la gestion mutualisé de ces contacts.

Google Workspace (G Suite)

1. Déléguer l'accès aux contacts (gratuit mais limité)

Vous pouvez autoriser d'autres utilisateurs de votre domaine à accéder à l'entièreté de vos contacts et à les gérer. Ils peuvent alors ajouter des contacts et mettre à jour des informations telles que des noms, numéros de téléphone et adresses. L'accès à vos contacts n'autorise pas pour autant l'accès à votre compte de messagerie.

Apprenez-en davantage sur la procédure à suivre pour déléguer la gestion de vos contacts (en français).

Vous ne souhaitez pas donner l'accès à l'entièreté de votre carnet d'adresse? Une astuce consiste à ajouter les contacts à partager dans un compte utilisateur dédié et à déléguer l'accès aux contacts de ce compte. C'est une astuce particulièrement valable pour les comptes Google for Nonprofit qui peuvent créer des utilisateurs gratuits.

Cette méthode possède des limitations importantes:

  • Les libellés ne sont pas synchronisés. Tous les contacts partagés par un utilisateur apparaîtront dans un seul dossier au nom de celui-ci.

  • Les contacts partagés avec cette méthode n'apparaissent pas dans Gmail. Pour envoyer un courriel à un ou plusieurs contacts partagés, il faut passer par l'interface de Google Contacts.

2. Utiliser un plugiciel (payant)

Les plugiciels ajoutent les fonctionnalités auxquelles on s'attendait de Google. Grâce à eux, les contacts peuvent être synchronisés sans limitation et avec beaucoup de flexibilité. La solution la plus connue et la plus complète est Shared Contacts for Gmail®; des alternatives existent comme Contact Share App (en anglais) ou ContactBook (en anglais) offre aussi une version gratuite mais très limitée.

Les tarifs tournent autour de 1 $US par mois, par utilisateur, pour les versions de base.

3. Exporter / importer des contacts (sans synchronisation)

Il est possible de simplement exporter des contacts ou groupes de contacts (libellés) en un fichier que vous pourrez faire suivre à l'utilisateur à qui vous voulez partager des contacts. Celui-ci n'aura qu'à l'importer dans ses contacts.

Cette solution ne synchronise pas les contacts partagés. Elle ne crée que des duplicatas de contacts qui seront gérés indépendamment des originaux.

Microsoft 365

1. Utilisation de l'annuaire

C'est sous forme d'un annuaire que Microsoft propose de partager des contacts pour les utilisateurs d'une même organisation. Tout comme Google, cette solution comporte plusieurs limitations importantes:

  • La gestion des contacts partagés (annuaire) est accessible uniquement dans l'interface d'administration du compte de l'organisation. La gestion de l'annuaire est ainsi réservée aux administrateurs de ce compte.

  • Les contacts inscrits dans l'annuaire sont partagés à toute l'organisation, sans possibilité d'exception.

Interface de gestion des contacts partagés
Interface des contacts partagés (Outlook sur le web)
Interface des contacts partagés (logiciel Outlook)

2. Exporter / importer des contacts (sans synchronisation)

Il est possible de simplement exporter des contacts en un fichier que vous pourrez faire suivre à l'utilisateur à qui vous voulez partager des contacts. Celui-ci n'aura qu'à l'importer dans ses contacts.

Cette solution ne synchronise pas les contacts partagés. Elle ne crée que des duplicatas de contacts qui seront gérés indépendamment des originaux.

Exporter / Importer des contacts (Outlook sur le web)