# 0/1 - Hub numérique
L'interface entre vos projets et les technologies
0/1 - Hub numérique est une organisation de soutien à la transformation numérique du milieu culturel. Créé par et pour le milieu culturel, 0/1 offre des services d’animation, de consultation et de réalisation de projets numériques adaptés aux particularités du milieu des arts et de la culture.
Il réunit des expertises de pointe tant en transformation organisationnelle et communications numériques qu’en création et en réalisation de projets numériques pour les artistes et organismes estriens. 0/1 – Hub numérique vise à favoriser le partage des connaissances et leur accessibilité, les approches collaboratives et l’innovation au sein du secteur culturel estrien.
# Convention de nomenclature
*Arrêtez de créer une autre feuille Excel pour votre facturation car* **«** *c’est plus facile de le faire de zéro que de trouver le document* **»** *ou de refaire l’affiche de votre événement annuel... à chaque année.*
Une convention de nomenclature est une **pratique qui encadre la façon que l’on nomme nos fichiers et dossiers**, permettant ainsi de maintenir une cohérence dans l’organisation de la documentation, ce qui **favorise l’accessibilité à l’information**.
Une bonne convention de nomenclature permettra\* à votre équipe de :
{% hint style="success" %}
🔮 **Connaître le contenu** d’un document sans l’ouvrir
{% endhint %}
{% hint style="success" %}
📂 **Trouver plus facilement des fichiers qui ont été déplacés** de leur dossier d’origine (ou des fichiers dont on oublie l’existence!)
{% endhint %}
{% hint style="success" %}
🗑️ **Ne pas faire du travail en double**
{% endhint %}
{% hint style="success" %}
♻️ **Sauver de l’espace** de stockage
{% endhint %}
{% hint style="success" %}
🏕️ **Partir en camping** avec tout le temps qu’il reste
{% endhint %}
\**Une convention qui est respectée, parce que sinon, c’est comme les contraceptifs : un oubli, et 9 mois plus tard, c’est le bordel!*
> 🙃 *Vous aurez compris, on l’espère, que les commentaires en gris ne sont pas pertinents. Ils ne sont là que pour (essayer de) vous amuser. Vous pouvez les ignorer, s’il le faut...* 💔
## Une responsabilité partagée
Les fichiers électroniques peuvent constituer la majorité des **biens d’une entreprise**; leur gestion est donc une **responsabilité partagée par l’équipe qui les manipule**.
L’accès aux fichiers électroniques ne devrait (généralement) pas se limiter à la personne qui les a créés!
*Vous ne cacheriez pas l’issue de votre travail dans le sous-sol poussiéreux de votre employeur (ou dans le vôtre)... n’est-ce pas?*
### Trois conseils pour la gestion du changement
Respecter une convention de nomenclature est un **travail qui demande une certaine rigueur et qui peut décourager le personnel** : c’est pourquoi la création d’une convention de nomenclature devrait se baser sur les pratiques déjà existantes et les besoins autant de l’entreprise, que des personnes qui y travaillent.
👥 Conseil #1 : discutez avec les personnes qui travaillent avec des fichiers électroniques et développez la convention de nomenclature avec elles
Une convention de nomenclature est exactement cela : **une convention; qu’on devrait créer et mettre en pratique ensemble**, même si elle ne répondra jamais aux besoins de tout le monde.
❤️🔥 Conseil #2 : prêtez une oreille attentive à vos collègues qui s’arrachent les cheveux à savoir si on écrit la date en format JJMMAAAA ou AAAAMMJJ
*On va se le dire : prendre le temps de respecter des protocoles de gestion de documentation, c’est aussi passionnant que de créer ce document. C’est normal qu’on ne veuille pas le faire. **Et c’est ok de pleurer avec vos collègues.***
💬 Conseil #3 : demandez au personnel de donner son opinion une fois la convention mise en place et faites des changements si nécessaire
Rendez une copie de votre convention de nomenclature disponible pour être annotée en cours d’utilisation par le personnel, et utilisez-la pour modifier la convention de commun accord, en cas de besoin.
## Créer une convention de nomenclature
{% hint style="info" %}
💡 **Une convention de nomenclature devrait être réfléchie selon les pratiques d’accès à l’information** que vous cherchez à organiser.
{% endhint %}
*Vous n’organiseriez pas votre bibliothèque à la maison avec les mêmes critères que votre garde-manger. Il en est de même avec vos documents électroniques* 😉
### Les moyens de recherche utilisés
Un premier élément à considérer lors de la création d’une convention de nomenclature est le moyen de recherche privilégié par chaque personne de votre équipe pour la localisation de fichiers.
À défaut d’avoir le lien exact d’accès du fichier que l’on cherche *(soyons honnêtes, vous avez perdu le lien il y a longtemps dans le chat de l’équipe / dans la pile de post-its sur votre bureau / dans un document Word nommé « Document 1 » qui traîne dans vos Téléchargements depuis 3 ans et demi)*, il existe deux moyens pour localiser un fichier spécifique :
{% tabs %}
{% tab title="📂 Parcourir les dossiers" %}
**Cette option est pour certaines personnes la plus efficace** : elle donne accès au fichier recherché et permet d’être dans l’**environnement du fichier**, ce qui optimise sans doute le travail.
*Quand on trouve le cumin en cherchant la paprika, notre chili est toujours meilleur.*
C’est aussi une excellente opportunité pour explorer organiquement les coins obscurs de votre serveur! Vous trouverez sûrement des documents pertinents oubliés, et vous serez en mesure de supprimer ou d’archiver ceux qui ne le sont pas.
**Hygiène numérique 1️⃣ Pollution 0️⃣**
{% endtab %}
{% tab title="🔎 Faire une recherche" %}
**Cette option est souvent la plus rapide**, surtout si l’on connaît le nom du fichier (ou des éléments descripteurs du nom qui lui sont uniques).
Utiliser la recherche est une bonne technique pour savoir si vous avez ~~*MAL FAIT VOTRE TRAVAIL*~~ une convention de nomenclature efficace : si trop de documents non pertinents apparaissent dans vos résultats de recherche, vos noms de fichier sont sûrement ambigus.
La recherche peut s’avérer peu efficace, surtout dans les compagnies qui partagent une grande quantité de données, à moins qu’on la limite à des dossiers spécifiques (ce qui implique une manipulation supplémentaire).
{% endtab %}
{% endtabs %}
> *« D’après un sondage effectué auprès d’un échantillon de 12 personnes (de l’équipe de 0/1 Hub numérique), 33,33 % des personnes utilisent la recherche, alors que 66,66 % parcourent les dossiers. » -* Paula, Créatrice de ce document, qui essaie de s’amuser en faisant des *poll* auprès de l’équipe
**Une convention de nomenclature devrait tenir compte de ces deux pratiques d’accès** ainsi que de l’arborescence de fichiers de l’organisation : un fichier devrait donc être facilement découvrable autant à partir de la structure de dossiers que de la recherche.
{% hint style="info" %}
💡 Même si les deux pratiques d’accès doivent être considérées, mieux comprendre comment vos collègues accèdent à l’information vous permettra d’**adapter la convention aux pratiques courantes** et de vous assurer qu’elle sera davantage intégrée dans votre équipe.
{% endhint %}
### Les éléments descripteurs pertinents à **votre organisation**
*Ok, ok, on y arrive : comment nommer les fichiers?*
Le deuxième élément à considérer est le contenu de la recherche : qu’est-ce que l’équipe tape lors d’une recherche? Soit, quels sont les éléments descripteurs « parlants » pour les membres de votre organisation?
Les éléments descripteurs sont des mots ou des chiffres qui donnent des informations sur le contenu du document. **Pour créer une convention de nomenclature, il est nécessaire de déterminer quels seront les éléments descripteurs (obligatoires et optionnels) qui composeront le nom d’un fichier, en tenant compte des pratiques d’accès.**
{% hint style="info" %}
💡 Les éléments descripteurs du nom devraient être suffisamment explicites pour que l’on puisse **identifier le contenu du fichier sans devoir l’ouvrir**
{% endhint %}
Trop peu d’éléments descripteurs? = le nom du fichier sera ambigu
Trop d’éléments descripteurs? = le nom du fichier polluera la recherche
**Le nom du fichier devrait être explicite même si celui-ci se trouve en dehors de son contexte d’origine**, que ce soit car il a été déplacé de dossier, ou car il a été partagé individuellement à quelqu’un de l’externe.
#### Exemples d’éléments descripteurs
* Numéro de référence (par exemple, un numéro de devis)
* Date (et toute autre référence chronologique, comme les saisons)
* Nom du client
* Nom du projet
* Objet du document
* Type de document (par exemple, *sondage* ou *rapport*)
* Pays
* Langue
Des fichiers qui font référence à un événement récurrent devraient inclure l’objet du document (par exemple, *rencontre d’équipe*), la date et, s’il y a lieu, un dernier élément qui permette de distinguer un fichier de l’autre.
`01_PlanMAJR_RencontreEquipe-2021-11-30.doc`
`01_PlanMAJR_RencontreEquipe-2022-01-14_Nomenclature.doc`
#### Ordre des éléments descripteurs
{% hint style="info" %}
💡 Les fichiers sont, par défaut, organisés à l’écran en ordre alphabétique un caractère à la fois, comme dans un dictionnaire! **L’ordre des éléments descripteurs dans le nom du fichier devrait donc être réfléchi selon les pratiques d’accès**
{% endhint %}
Si les fichiers sont cherchés selon la date, il serait pertinent de la mettre en premier (les fichiers seront alors organisés à l’écran en ordre chronologique); si, au contraire, les fichiers sont cherchés selon le numéro de devis ou le nom du client, (par exemple), ce sont ces autres éléments qui devraient être indiqués au début du nom.
### Bonnes pratiques de nomenclature
👉 Organisez les éléments descriptifs du nom du plus générique au plus spécifique
Les termes descriptifs au sujet du format ou de la version du document (comme *brouillon*, *notes* ou *rencontre d’équipe*) devraient notamment être à la fin.
👉 Limitez la longueur du nom à 30 caractères autant que possible
Certains systèmes ou plateformes ne reconnaissent pas les longs noms!
« DÉTAIL INTÉRESSANT » (lire à la façon de Charles Beauchesne dans Les pires moments de l’histoire, balado qui a bien fait rire l’équipe de 0/1)
Les caractères du chemin d’accès au fichier (soit, les noms de chaque dossier et sous-dossier dans lequel le fichier se trouve) s’ajoutent aux caractères du nom, et vos fichiers peuvent devenir inaccessibles ou corrompus si cette « chaîne » d’informations comporte plus de 400 caractères.
UN AUTRE « DÉTAIL INTÉRESSANT » Saviez-vous que 0/1 a facilité une Cellule d’apprentissage expérientiel en baladodiffusion?
Découvrez les podcasts produits par les membres de la CAE Balado! [Musée de l’ingeniosité J.A. Bombardier](https://museebombardier.com/podcast-joseph-armand-bombardier/), [Maison des arts de la parole](https://maisondesartsdelaparole.com/vide-ton-sac-tete-a-tete-autour-du-conte), [Centre d’art Rozynski](https://www.artsrozynski.com), Centre culturel Oscar Dhu, [Galerie d’art Foreman](https://foreman.ubishops.ca) et [Musée des Beaux-Arts de Sherbrooke](https://mbas.qc.ca)
👉 Utilisez le format de date ISO 8601 : AAAAMMJJ
*La norme ISO 8601 parle parfois de AAAAMMQQ; QQ étant des* [*quantièmes*](https://fr.wiktionary.org/wiki/quanti%C3%A8me)*. Oui. C’est weird. Qui dit Q?* 😉
👉 N’utilisez pas de caractères spéciaux (et, idéalement, pas d’accents non plus!)
Exemples de caractères spéciaux : , ; . : # % & {} () \[] <> \ | / \* ? $ ! \` ' " @ + = \~ Alors que les accents sont parfois reconnus par certaines plateformes, les caractères en rouge ci-dessus peuvent carrément rendre vos fichiers inaccessibles!
👉 Utilisez un 0 devant les chiffres inférieurs à 10 afin d’assurer l’intégrité de l’ordre à l’écran. Utilisez deux 0 si vous comptez avoir plus que 100 fichiers dans le même dossier*
Autrement, vos documents ne seront pas affichés dans l’ordre ⇩ `sporobole_logo_2021-12-20-v1.pdf`🚫 `sporobole_logo_2021-12-20-v10.pdf sporobole_logo-2021-12-20-v2.pdf`🚫 Souvenez-vous : les fichiers sont affichés en ordre alphabétique (*1* et *10* précèdent *2*!).
👉 Identifiez clairement la version finale (à moins que votre plateforme de travail collaboratif permette d’archiver différentes versions sous le même document)
`01_nomenclature-2022-01-01-v01.pdf 01_nomenclature-2022-08-02-v02-finale.pdf`
👉 Utilisez seulement des abréviations et acronymes connus dans votre environnement de travail
Si des abréviations s’avèrent nécessaires, documentez-les dans une annexe *Abréviations et acronymes* à la convention de nomenclature.
👉 Utilisez le trait d’union, le tiret bas (aussi appelé snake_case), le camelCase (1) ou le PascalCase (2) (plutôt que des espaces) pour séparer les éléments descripteurs et pour délimiter les mots à l’intérieur d’un même élément descripteur
1. *camelCase* : tous les mots, à partir du 2e, comportent une majuscule initiale
2. *PascalCase* (ou *UpperCamelCase*) : tous les mots comportent une majuscule initiale
Choisissez une notation pour la séparation des éléments descripteurs et une autre pour la délimitation des mots à l’intérieur d’un élément descripteur.
### Autres éléments à considérer
{% hint style="info" %}
💡 **N’oubliez pas que vous pouvez utiliser différentes conventions pour différentes équipes!**
{% endhint %}
{% hint style="info" %}
💡 Dans le cas de fichiers où la date est un élément d’information importante et où la même date est applicable pour plusieurs documents (par exemple, pour des photos prises lors d’un événement) c’est possible de **nommer la date dans la structure des dossiers** **afin de ne pas allonger les noms des fichiers**.
{% endhint %}
{% hint style="info" %}
🚧 **Longueur du nom** *5694\_OrfordMusique\_MAJR\_Migration* fait 33 caractères. *5698\_Uplands\_DirectionTechnique\_2023\_v03\_vf* fait 43 caractères. *Sporobole\_Logo\_RGB\_Couleur\_2022-02-01* fait 37 caractères. **Ce sera difficile de respecter la limite recommandé de 30 tout en gardant le nom du document suffisamment explicite.**
{% endhint %}
## Sources
Les ressources suivantes sont en anglais, mais elles nous ont servi d’inspiration!
Nous partageons donc à notre tour :
{% embed url="" %}
{% embed url="" %}
{% embed url="" %}
## Exemples de conventions de nomenclature
[Convention de nomenclature de 0/1 Hub numérique](https://www.notion.so/Convention-de-nomenclature-de-0-1-Hub-num-rique-a04e5d88bf0244ccbdb33aa322002943)
{% hint style="info" %}
👊 Vous voulez contribuer à cette liste? [Envoyez-nous votre convention de nomenclature!](mailto:info@hub01.0rg)
{% endhint %}
# Contactez-nous
Vous n'avez pas trouvé la réponse à votre question?..
.. ou la réponse n'est pas claire?..
.. ou erronée?
Contactez-nous *!*
### Numérique de gestion
**Rémi Barbalat**\
Technothérapeute - Infrastructure numérique\
**Nicolas Trudeau**\
Technothérapeute - Infrastructure numérique\
### Communications numériques
**Leonie Alain**\
Technothérapeute - communications numériques\
# Migration vers l'infonuagique
Un guide pratique dans la sélection et la mise en place des nouveaux outils de travail bureautique.
Voici le guide de migration de 0/1 vers outils de bureautique en ligne.
## Processus
Vous avez peut-être droit à des rabais : [Techsoup](/migrations/migration-vers-linfonuagique/techsoup) .
Choisissez votre guide :
* [Migration vers la G Suite](/migrations/migration-vers-linfonuagique/migration-vers-la-g-suite)
* [Migration vers Office 365](/migrations/migration-vers-linfonuagique/migration-vers-microsoft-365)
## Formations
* Office 365 - 101
* Office 365 - Exploration
# Techsoup
Rabais sur des logiciels pour les OBNLs du Canada
Les organismes de charité et les OBNLs en général ont accès à des rabais substantiels sur leurs outils numériques grâce au programme Techsoup. N'oubliez pas d'aller y faire un tour : [https://www.techsoupcanada.ca](https://www.techsoupcanada.ca/en)
# Migration vers la G Suite
## Information nécessaire à la migration
Pour bien préparer la migration, il est idéal d’amasser les informations suivantes :
* Liste des utilisateurs ayant besoin d’un compte;
* Quantité d’information à mettre dans le cloud (Go);
* Accès administrateur au compte chez le registraire du nom de domaine;
* Liste des utilisateurs et des alias qui doivent leur être attribués;
* Accès administrateur au fournisseur de courriel actuel;
* Identifier le protocole de gestion de courriel (IMAP / POP3).
## Préparation
Dans tous les cas il est nécessaire de préparer la migration voici quelques étapes qui sont préliminaires à la suite.
* (Pour les OBNLs) Obtenir le jeton techsoup :
* (Pour les OBNLs) Créer un compte “Google Non-Profit” :
* Créer les utilisateurs :
## Migration des courriels
Voici la procédure pour faire la migration des courriels vers la Google Suite (assumant que le fournisseur actuel utilise le protocole IMAP pour la synchronisation des courriels) :
### Courriels
1. Confirmer la possession du nom de domaine dans l’interface d’administration de la G Suite :
2. Attribuer les alias aux utilisateurs :
3. Configurer les systèmes de classement des fichiers : les personnes qui créent des dossiers dans l'outil de gestion de courriels qu’ils utilisent sur leur ordinateur doivent s’assurer que l’arborescence des dossiers qu’ils utilisent n’est pas locale, mais bien sur le serveur de courriels. C’est-à-dire que quand l’utilisateur se connecte à son interface de gestion de courriels en ligne, il ou elle voit ses dossiers.
4. Importer les courriels dans les nouveaux comptes :
5. Configurer le transfert de courriel automatique vers le nouveau compte (si l’adresse originale était différente) :
6. Mettre à jour l’entrée “MX” des DNS : si la personne lisant ce document ne sait pas ou ne se sent pas en mesure de faire cette opération, il est préférable de se référer à un professionnel.
7. 24 heures après la mise à jour des DNS, faire une deuxième importation des courriels. (Étape 4).
### Contacts
Pour importer des contacts, il suffit d’utiliser le gestionnaire de courriel actuel pour les exporter et puis les importer dans Gmail :
Pour partager des contacts dans toute l’organisation : À venir.
### Calendriers
Pour importer un calendrier, il suffit d’utiliser le gestionnaire de calendrier actuel pour exporter et puis importer dans Gmail :
## Migration des données
La G Suite fourni de l’espace de stockage en ligne à travers son outil Google Drive. Voici les possibilités (et les limites) de cet outil et comment y faire migrer les données.
1. Reproduire l’architecture actuelle de l’organisme
1. Faire la liste de tous les “dossiers racine” de l’organisation et des personnes qui devraient y avoir accès. Ex : “Communications: tout le monde”, “RH: administration”, “Comptabilité: Direction et comptable”.
2. Se connecter à Google Drive et pour chaque dossier racine, créer un Drive partagé en spécifiant les utilisateurs ayant accès à cette bibliothèque.
2. Configurer la synchronisation de Google Drive avec les postes des employés
1. Télécharger l’outil :
2. Se connecter à l’outil sur le poste de l’utilisateur
3. Migration des données
1. Déplacer les données de leur emplacement actuel vers le drive approprié
2. Attendre entre quelques heures et quelques jours avant que la synchronisation ne soit terminée.
4. Configurer la sauvegarde externe des données : selon les cas, à voir avec un professionnel.
{% hint style="info" %}
Drive File Stream nécessite Windows 7 ou plus ou Mac OS 10.11 ou plus
{% endhint %}
Google propose 3 forfaits aux OBNL, la version totalement gratuite (G Suite Basic) offre 30Go d'espace disque sur le cloud par utilisateur. Notez que les fichiers Google Docs, Google Sheets, Google Slides ne sont pas comptabilisés. Les Drive partagés sont quand à eux [limités à 400 000 fichiers et dossiers](https://support.google.com/a/answer/7338880?hl=fr), sans égard à leur poids.
## Utilisation de la nouvelle suite bureautique
TODO : Version de document
TODO : Partage
TODO : Synchronisation
### Exemple typique du temps nécessaire pour effectuer les migrations
Préparation : 3 jours (surtout en recherche)
Migration des courriels : 3 jours (importation de courriels, attente de propagation des DNS, importation des courriels)
Migration des données : 5 jours (évaluation de l’arborescence idéale, procédure de migration, attente pendant la synchronisation, réglages des petites défaillances)
# Migration vers Microsoft 365
{% hint style="info" %}
Depuis mars 2020, la suite infonuagique Office 365 s'appelle Microsoft 365.
{% endhint %}
## Information nécessaire à la migration
Pour bien préparer la migration, il est idéal d’amasser les informations suivantes :
* Liste des utilisateurs ayant besoin d’un compte;
* Système d’exploitation (OS et version) de chaque poste;
* Quantité d’information à mettre dans le cloud (Go);
* Accès administrateur au compte chez le registraire du nom de domaine;
* Liste des utilisateurs et des alias qui doivent leur être attribués;
* Accès administrateur au fournisseur de courriel actuel;
* Identifier le protocole de gestion de courriel (IMAP / POP3).
## Préparation
Dans tous les cas il est nécessaire de préparer la migration voici quelques étapes qui sont préliminaires à la suite.
* (Pour les OBNLs) Obtenir le jeton Techsoup :
* (Pour les OBNLs) Créer un compte “Microsoft Non-Profit” :
* Créer les utilisateurs :
* Acheter et attribuer les licences Office :
### Type de compte nécessaire
Note : les prix mentionnés ci-dessous sont conditionnels à l'obtention d'un jeton [Techsoup](/migrations/migration-vers-linfonuagique/techsoup).
Office 365 Business Premium (~~3,80 USD~~ gratuit) : Pour les organisations voulant profiter des avantages de l’infonuagique en continuant à travailler sur leurs postes respectifs dans l’environnement qu’ils connaissent bien.\
*\[Mise à jour du 9 juillet 2020] Depuis mars 2020, et en réaction à la crise de la COVID-19, Microsoft offre gratuitement aux OBNLs qualifiées la suite Microsoft 365 Business Premium qui contient les logiciels de la suite Office installables sur des ordinateurs.*
Office 365 Business Essentials / Petite entreprise (gratuit) : Pour les organisations voulant déplacer la totalité de leurs opérations en infonuagique chez Microsoft.
Tous les comptes Microsoft 365 Business offrent 1To d'espace sur le cloud OneDrive.
## Migration des courriels et services liés (contacts, agendas, etc.)
Voici la procédure pour faire la migration des courriels vers la suite O365 :
#### Courriels (IMAP)
1. Confirmer la possession du nom de domaine dans l’interface d’administration d’Office 365 :
2. Attribuer les alias aux utilisateurs :
3. Configurer les systèmes de classement des fichiers : les personnes qui créent des dossiers dans l'outil de gestion de courriels qu’ils utilisent sur leur ordinateur doivent s’assurer que l’arborescence des dossiers qu’ils utilisent n’est pas locale, mais bien sur le serveur de courriels. C’est-à-dire que quand l’utilisateur se connecte à son interface de gestion de courriels en ligne, il ou elle voit ses dossiers.
4. Importer les courriels dans les nouveaux comptes :
5. Mettre à jour l’entrée “MX” des DNS : si la personne lisant ce document ne sait pas ou ne se sent pas en mesure de faire cette opération, il est préférable de se référer à un professionnel.
6. 24 heures après la mise à jour des DNS, faire une deuxième importation des courriels. (Étape 4).
#### Courriels (POP3)
Export :
Import :
#### Contacts
Pour importer des contacts, il suffit d’utiliser le gestionnaire de courriel actuel pour les exporter en format .csv et puis les importer dans Outlook : [https://support.office.com/fr-fr/article/importer-des-contacts-dans-outlook-bb796340-b58a-46c1-90c7-b549b8f3c5f8?omkt=fr-CA\&ui=fr-FR\&rs=fr-CA\&ad=CA#ID0EAACAAA=Versions\_plus\_récentes](https://support.office.com/fr-fr/article/importer-des-contacts-dans-outlook-bb796340-b58a-46c1-90c7-b549b8f3c5f8?omkt=fr-CA\&ui=fr-FR\&rs=fr-CA\&ad=CA#ID0EAACAAA=Versions_plus_r%C3%A9centes)
#### Calendriers
Pour importer un calendrier, il suffit d’utiliser le gestionnaire de calendrier actuel pour exporter en calendrier en format .ics et puis l’important dans Outlook :
#### Boite de courriel partagée
Pour des organisations qui voudraient qu'une de leurs adresses courriel soit accessible par deux personnes, il est possible de créer une boite aux lettres partagée :
Par exemple, la boîte aux lettres peut être vérifiée par plusieurs personnes. Pour la rendre facilement accessible sans compromettre sa sécurité en partageant son mot de passse, la boite aux lettres partagée est parfaite.
1. Créer la boîte partagée dans Admin > Groupes > Boites partagées.
2. Ajouter des membres à la boite
3. Dans Outlook en ligne
1. clic droit sur Dossiers > Ajout d'un dossier partagé
2. Ajouter le dossier
#### Créer une salle de réunion réservable
Dans la page d'administration, ouvrir le menu "ressources" et créer la salle :
## Migration des données
O365 fourni de l’espace de stockage en ligne à travers son outil OneDrive. Voici les possibilités (et les limites) de cet outil et comment y faire migrer les données.
1. Reproduire l’architecture actuelle de l’organisme
1. Faire la liste de tous les “dossiers racine” de l’organisation et des personnes qui devraient y avoir accès. Ex : “Communications: tout le monde”, “RH: administration”, “Comptabilité: Direction et comptable”.
2. Pour chaque dossier racine, se connecter à OneDrive et créer une bibliothèque partagée en spécifiant les utilisateurs ayant accès à cette bibliothèque.
2. Configurer la synchronisation de OneDrive avec les postes des employés
1. Télécharger l’outil :
2. Synchroniser chaque bibliothèque partagée sur chaque poste
3. Migration des données
1. Déplacer les données de leur emplacement actuel vers la bibliothèque appropriée
2. Attention : il est possible que lors de la migration des données, certains fichiers ne puissent pas être synchronisés (il seront marqués d’un “x” rouge). Une cause probable de ce problème est la mauvaise nomenclature. Il faudra s’assurer que les noms de fichier ne contiennent pas de caractères spéciaux, de points et qu’ils ne commencent, ni ne finissent, par un espace.
3. Attendre entre quelques heures et quelques jours avant que la synchronisation ne soit terminée.
4. Installer et configurer les logiciels office : sur la page d’accueil de votre compte sur [office.com](http://office.com), si vous avez attribué une licence “Business premium” à votre utilisateur, vous pourrez télécharger les applications office en cliquant sur l’icône en haut à droite.
5. Configurer la sauvegarde externe des données : selon les cas, à voir avec un professionnel.
À tester : :
{% hint style="info" %}
OneDrive vous permet d'accéder à tous les fichiers qu'il contient sans pour autant les télécharger et ainsi utiliser votre espace disque. Cette fonctionnalité nécessite néanmoins Windows 10 version 1709 ou plus récente ou Mac OS 10.14 ou plus récent. La version 1809 de Windows 10 permet même de convertir les fichiers peut souvent accédés du disque dure pour les rendre accessible en ligne seulement.
{% endhint %}
## Utilisation de la nouvelle suite bureautique
TODO : Version de document
Toutes les modifications sont enregistrées en tout temps, mais l'historique des versions ne peut être vu que sur l'application "Desktop"
TODO : Partage
TODO : Synchronisation
### Exemple typique du temps nécessaire pour effectuer les migrations
Préparation : 3 jours (surtout en recherche)
Migration des courriels : 3 jours (importation de courriels, attente de propagation des DNS, importation des courriels)
Migration des données : 5 jours (évaluation de l’arborescence idéale, procédure de migration, attente pendant la synchronisation, réglages des petites défaillances)
# Remplacer et/ou supprimer une licence
{% hint style="info" %}
Depuis mars 2020, la suite infonuagique Office 365 s'appelle Microsoft 365.
{% endhint %}
La crise de la COVID-19 a incité Microsoft à proposer **gratuitement** aux OBNLs qualifiés **Microsoft 365 Business Premium**, offrant, en plus des fonctionnalités infonuagiques, les logiciels de la suite Office installables sur des ordinateurs. Un maximum de **10 licences** sont offertes gratuitement. Les licences subséquentes sont facturées 5$/mois/utilisateur mais comprennent des fonctionnalités trop avancées; la licence Microsoft 365 Business Standard, à 3,80$/mois/utilisateur, est alors plus avantageuse pour les utilisateurs additionnels.
Ainsi, si vous payez présentement 3,80$/mois pour chacun de vos 10 premiers utilisateurs (typiquement parce que vous avez besoin des logiciels de la suite Office installés sur vos ordinateurs), il se peut que vous puissiez changer de licence pour ces utilisateurs et utiliser plutôt Microsoft 365 Business Premium (gratuit).
Voici quelques procédures courantes dans la gestion de licences Microsoft 365 :
{% tabs %}
{% tab title="Remplacer la licence d'un utilisateur" %}
Ce tutoriel vidéo montre un cas type où une licence Office 365 E1 est remplacée par Microsoft 365 Business Premium.
{% embed url="" %}
{% endtab %}
{% tab title="Supprimer une licence" %}
Vous avez des licences payantes qui ne sont pas utilisées? Vous seriez mieux de les supprimer :
{% embed url="" %}
{% endtab %}
{% tab title="Annuler un abonnement (produit)" %}
Vous n'utilisez aucune licence d'un produit? Annulez son abonnement :
{% embed url="" %}
{% endtab %}
{% endtabs %}
# Migration des courriels
## Un peu de théorie
### Acheminement d'un courriel
Le schéma ci-dessous montre, de manière simplifiée, les étapes techniques nécessaires à l'envoi d'un courriel.
### Changement de fournisseur de courriel
Le schéma suivant décrit, de manière simplifiée, le procédé utilisé pour changer de fournisseur de courriel.
De cette théorie découle les étapes suivantes, nécessaires pour entreprendre et réussir une migration de courriels.
## Détails des étapes de migration
### 1. Récupérer les informations nécessaires
* [x] Liste des utilisateurs, (1) leur adresse courriel, (2) leur identifiant utilisateur et mot de passe et (3) les alias qui doivent leur être attribués (p. ex. **);
* [x] Liste des autres adresses de courriels non liés à une licence (p. ex. **);
* [x] Accès administrateur au fournisseur de courriel actuel;
* [x] Accès administrateur au compte du registraire du nom de domaine;
* [x] Identifier le protocole de gestion de courriel (IMAP / POP3).
### 2. Confirmer la possession du nom de domaine
L'objectif de cette étape est de faire reconnaître votre nom de domaine par votre nouveau fournisseur de courriel afin de recréer les adresses existantes (p. ex. **).
### 3. Créer les comptes utilisateurs et leurs alias
Maintenant que votre nom de domaine est reconnu par votre nouveau fournisseur, vous devez créer les comptes utilisateurs à partir des courriels existants que vous souhaitez migrer.
Les adresses partagées, qui ne sont pas liées à un utilisateur spécifique ayant besoin d'accéder à la panoplie d'applications associées à un compte (p. ex. **), peuvent être installées comme une [boîte aux lettres partagée](/les-courriels/boite-aux-lettres-partagee).
Il est également possible d'attribuer d'autres adresses courriel à un utilisateur (**alias**). Ainsi, ** pourrait utiliser l'adresse ** pour recevoir et envoyer un courriel.
### 4. Informer vos utilisateurs
Changer de solution de gestion de courriels **n'est pas anodin**. L'utilisation d'un nouvel outil est un enjeu en soi; et même dans le cas où vous continuerez d'utiliser le même logiciel qui centralise vos comptes courriels, le processus créera un moment de flottement lors duquel des courriels pourraient être acheminés vers l'ancien fournisseur. Ménagez vos utilisateurs et **informez-les des impacts** du processus.
### 5. Pré-migration
Cette étape consiste à rapatrier tous les courriels stockés chez l'ancien fournisseur vers le nouveau.
{% hint style="warning" %}
Il est important de s'assurer que l'arborescence des dossiers utilisée dans les outils de gestion de courriels installés sur ordinateur est présente également sur le serveur de courriels, c'est-à-dire qu'elle doit être visible dans l'interface de gestion **en ligne**.
{% endhint %}
Il existe deux protocoles de gestion de courriels qui déterminent la méthode de migration :
* **POP3** : Ce protocole envoi purement et simplement une copie des courriels reçus à tous les appareils connectés au compte. Tous les appareils peuvent ainsi avoir classés les courriels de façon indépendante. La pré-migration des courriels envoyés à l'aide de ce protocole nécessite de copier les courriels depuis l'ordinateur où ils ont été classés, puis de les importer dans le nouveau compte.
* **IMAP** : Ce protocole, en plus d'envoyer les courriels reçus à tous les appareils connectés au compte, synchronise toutes les actions qui y sont effectuées. Le classement des courriels est ainsi synchronisée à travers tous les appareils. La pré-migration consiste alors simplement à connecter le nouveau compte courriel au compte de l'ancien fournisseur, comme si c'était un nouvel appareil.
Avant de passer à l'étape suivante, **vérifiez** que la nouvelle boîte de courriels est identique à l'ancienne (arborescence, nombre de courriels).
### 6. Mise à jour des DNS
Pour que le nouveau fournisseur de courriels reçoive les courriels envoyés aux adresses du domaine *nomdomaine.ca*, les enregistrements MX du domaine doivent être modifiés selon les valeurs attendues par le nouveau fournisseur. Les anciennes valeurs ne doivent plus être actives; prenez-les tout de même en note, au cas où!
{% hint style="warning" %}
Dès l'enregistrement de ces modifications, l'envoi des courriels peut avoir un comportement imprévisible. En effet, lors de la propagation de la mise à jour des DNS, les courriels peuvent être acheminés au nouveau fournisseur ou à l'ancien. Cette période peut durer 72 heures.
{% endhint %}
### 7. Post-migration
La post-migration vise à rapatrier les derniers courriels qui auraient été acheminés à l'ancien fournisseur pendant la période de propagation de la mise à jour des DNS. Cette étape consiste à exporter manuellement chacun des nouveaux courriels pour les importer dans le compte du nouveau fournisseur.
**Effectuez une dernière vérification des courriels.**
La migration des courriels est terminée.
## Calendrier / échéancier d'une migration de courriels, contacts et agendas
# Fournisseur générique vers G Suite (Gmail)
Typiquement cPanel (RoundCube / Horde)
\[en cours d'écriture]
## 2. Ajustement des DNS
Pour que Gmail reçoive les courriels envoyés aux adresses du domaine importé, les enregistrements MX du domaine doivent être modifiés selon les valeurs attendues par Google. Pour en savoir plus sur ces configurations, visiter ou consulter la procédure [Configuration des MX pour G Suite](https://drive.google.com/a/hub01.org/open?id=1nk7CiXi9G23HIDjTm26SmSZ6oT5g0-btMvsTO479Tyw).
## 3. Post-migration
La propagation des enregistrements MX peut prendre de 48 à 72 heures. C’est une période pendant laquelle les courriels peuvent être envoyés soit vers Gmail, soit vers le compte précédant. C’est pourquoi il est important, après 72 heures, d’importer vers le compte Gmail les nouveaux courriels éventuellement reçus dans l’ancien compte. Après cette étape, la migration des courriels est terminée.
# Fournisseur générique vers Microsoft 365 (Outlook)
\*\*\* EN COURS D'ÉCRITURE \*\*\*
{% hint style="info" %}
* Cette méthode reprend les étapes de migration détaillées sur la page [Migration de courriels](https://docs.hub01.org/migrations/migration-de-courriels#etapes-de-migration).
* Cette méthode peut également être utilisée pour migrer des courriels à partir de Gmail. Une préparation supplémentaire est néanmoins nécessaire. Pour en savoir plus : .
{% endhint %}
{% hint style="warning" %}
LIMITATIONS IMPORTANTES
* Vous pouvez uniquement migrer des éléments figurant dans la boîte de réception ou d'autres dossiers de courrier d'un utilisateur. Ce type de migration **ne déplace pas les contacts, les éléments de calendrier ou les tâches**.
* Vous pouvez déplacer un maximum de **500 000 éléments de la boîte aux lettres** d'un utilisateur (les courriers sont déplacés du plus récent au plus ancien).
* La taille maximale d'un courrier déplacé est **35 Mo**. Si des courriels plus gros sont présents, tenter la méthode alternative.
* Si vous avez limité les connexions à votre système de courrier source, il est recommandé de les augmenter pour améliorer les performances de la migration. Les limites de connexion courantes concernent notamment le total des connexions client/serveur, les connexions par utilisateur et les connexions d'adresses IP sur le serveur ou le pare-feu.
{% endhint %}
Il n'est pas possible de migrer une boîte aux lettres partagée avec l'utilitaire de Microsoft 365. Il faut plutôt utiliser la méthode POP3
## 2. Informez vos utilisateurs
## 3. Pré-migration
### 1.1 Protocole POP3
### 1.2 Protocole IMAP
### (Optionnel) Activer IMAP pour les comptes Gmail et G suite
### **Activer la connexion de Gmail par Microsoft 365 ou Office 365**
#### **Activer la validation en deux étapes**
#### **Créer un mot de passe d'application**
### Méthode alternative : Application Outlook et fichier \*.pst
Si la méthode précédente n'a pas fonctionné, il est également possible de tenter l'importation en passant par l'application Outlook installé sur ordinateur.
1. Configurer les deux comptes de messagerie dans Outlook (d'origine et de destination)
2. Exporter en fichier \*.pst les courriels à migrer
3. Importer dans le compte de destination les courriels
Pour connaître la méthode en détail :
{% hint style="info" %}
**Source** : "Ce que vous devez savoir sur la migration de vos boîtes aux lettres IMAP vers Microsoft 365 ou Office 365"
{% endhint %}
# Redirection, transfert, copie, etc.
## À partir d'un compte Gmail / G Suite
### Envoyer une copie vers l'extérieur (garder une copie dans Gmail)
{% hint style="info" %}
Cette procédure nécessite l'accès au compte de l'adresse courriel où la copie des courriels sera envoyée. Il est donc plus facile qu'elle soit exécutée par chacun des utilisateurs des comptes, plutôt que par l'administrateur.
{% endhint %}
Le tutoriel vidéo ci-dessous expose un cas type où **une copie** de tous les courriels envoyés à ** sera envoyée à **. Il est possible d'utiliser n'importe quelle adresse de destination (*@hotmail.com* , *@gmail.com*, *@aol.com*, etc.).
{% embed url="" %}
### Transférer sans conserver de copie dans Gmail
{% hint style="info" %}
Cette procédure nécessite l'accès au compte administrateur de la G Suite de l'organisation.
{% endhint %}
\[en cours d'écriture]
# Centraliser ses comptes courriels
En date du 22 juillet 2020, Gmailify ne fonctionne qu'en pop 3
\[en cours d'écriture]
# Simple adresse sur Microsoft 365
Créer et utiliser seulement une adresse courriel, sans licence et donc sans les fonctionnalités de Microsoft 365
Vous pouvez créer une simple adresse courriel dans un compte Microsoft 365 et de l'utiliser de façon autonome, comme une adresse @hotmail.com par exemple, mais en utilisant votre @nomdedomaine.org.
Il existe des avantages à cette façon de procéder, mais vous devez également prendre connaissance de ses contraintes avant de choisir cette option.
Avantages:
* Il n'est pas nécessaire d'associer une licence à cette adresse (donc gratuit). Mais si vous avez un compte Microsoft 365 Pour associations, vous ne payez pas, de toute façon, les licences Microsoft 365 de base.
* L'utilisateur ne se perdra pas dans les multiples interfaces des logiciels associés à Microsoft 365 et ne créera pas de documents qui pourraient être perdus ou oubliés
* Pas besoin d'apprendre à utiliser l'interface de Microsoft 365 (office.com), la connexion à la boîte courriel se fait directement sur outlook.office365.com
* Il est moins critique de partager ce compte à plusieurs personnes car il n'est associé à aucun document ou espace de stockage
* Accès à l'espace Calendrier et Contacts
* Accès au carnet d'adresse de l'organisation; il est donc par exemple possible d'ajouter le calendrier d'un collègue dans l'espace Calendrier
* Conversion possible après coup vers un compte Microsoft 365 complet
Inconvénients:
* Pas d'accès possible aux dossiers et fichiers partagés de l'organisation
* Pas d'accès à Teams
* Éloigne l'utilisateur des avantages de productivité d'une suite infonuagique............
En conclusion, la création d'une adresse courriel sans licence est une solution si vous refusez explicitement que les fonctionnalités Microsoft 365 soient associées à cette adresse; ou si vous n'avez pas accès à des licences gratuites Microsoft 365 Business Basic.
### Comment créer une simple boîte de courriel sur Microsoft 365
1. Allez dans l'interface d'administration du compte organisationnel Microsoft 365
2. Créer une boîte partagée
3. Allez dans les utilisateurs actifs et réinitialiser le mot de passe de la nouvelle boîte
4. Accédez à la boîte à partir de l'adresse [outlook.office365.com](https://outlook.office365.com) (même s'il est possible de se connecter à office.com avec cette adresse, le lien vers l'interface d'Outlook ne s'y retrouve pas)
# Boîte aux lettres partagée
Vous avez une **adresse courriel générale** que plusieurs personnes devraient pouvoir utiliser, par exemple ** ? Si vous n'avez pas besoin d'un compte utilisateur complet pour ce courriel (c'est-à-dire sans les logiciels associés), la boîte aux lettres partagée est peut-être la solution pour vous. Cette boîte aux lettres peut être ajoutée aux comptes des utilisateurs désignés et apparaîtra comme une boîte aux lettres séparée à partir de laquelle ils pourront répondre.
## G Suite
\[À venir]
## Microsoft 365
### Créer une boîte aux lettres partagée
{% embed url="" %}
Tutoriel présentant la création d'une boîte aux lettres partagée sur Microsoft 365
{% endembed %}
### Installer une boîte aux lettres partagée dans Outlook (office.com)
#### Ajout dans les boîtes aux lettres de l'utilisateur
L'utilisateur ** étant membre de la boîte aux lettres partagée, voici comment ajouter cette boîte à son compte Outlook (office.com) :
#### Permettre d'envoyer un courriel en tant que **
### Utiliser une boîte aux lettres partagée dans Outlook (sur ordinateur ou mobile)
Certaines actions, comme l'ajout et l'utilisation d'une boîte aux lettres partagées, sont documentées par Microsoft sur cette page : .
# Répondre En tant que...
Vous devez gérer plusieurs boîtes aux lettres et pouvoir répondre aux courriels à partir de la même adresse à laquelle les ont été envoyés?
## Alias
## Groupe de distribution
## Boîte partagée
# Partager des contacts
Google et Microsoft offre des solutions simples et facile d'exporter et importer des contacts. Le type de fichier \*.csv permet également l'exportation/importation entre leurs applications dédiées (Google Contacts / Outlook).
Néanmoins, en date du 12 mai 2021, les solutions de partage synchronisé**\*** proposées par Google et Microsoft sont très limitées.
Voici les différentes méthodes qui s'offrent à vous, en date du 2 novembre 2020, pour partager des contacts.
**\*** *La synchronisation des contacts permet l'accès et la gestion mutualisé de ces contacts.*
# Sur Microsoft 365
Microsoft propose plusieurs manières de centraliser des contacts afin de les partager à l'ensemble de l'organisation. Chaque solution est néanmoins limitée.
Voici 5 façons de partager des contacts avec vos collègues. Toutes ces solutions sont néanmoins sujettes à des contraintes. **En mai 2021, la solution la plus avantageuse et celle de l'utilisation de l'annuaire global.**
## 1. Exporter / importer des contacts (sans synchronisation)
Il est possible de simplement exporter des contacts en un fichier que vous pourrez faire suivre à l'utilisateur à qui vous voulez partager des contacts. Celui-ci n'aura qu'à l'importer dans ses contacts.
{% hint style="warning" %}
Cette solution **ne synchronise pas** les contacts partagés. Elle ne crée que des duplicatas de contacts qui seront gérés indépendamment des originaux.
{% endhint %}
## 2. Boîte aux lettres partagée
Il est possible d'enregistrer des contacts à l'entité Boîte aux lettres partagée.
Tous les utilisateurs ayant accès à la boîte partagée peuvent voir / ajouter / modifier / supprimer un contact.
| Avantages | Inconvénients |
| ------------------------------------------------------------------------------------------------------- | -------------------------------------------------------------------------------------------------------------- |
| Compatible avec les listes/groupes de contacts | Tous les utilisateurs peuvent supprimer un contact |
| Possible d'organiser les contacts dans des dossiers et les dossiers sont accessibles sur Mac et Windows | \[Windows] Contacts inaccessibles à partir du carnet d'adresse |
| | \[Navigateur] Contacts inaccessibles à partir de la boîte personnelle (ouverture séparée de la boîte partagée) |
| | \[Mac] Listes/groupes de contacts inaccessibles |
| | |
## 3. Compte utilisateur dédié
La licence Microsoft 365 OBNL permettant de créer des utilisateurs gratuits (*Business Basic*), la création d'un utilisateur dédié est une alternative plus intéressante que l'utilisation de la boîte aux lettres partagée.
Tous les utilisateurs ayant accès à la boîte partagée peuvent voir / ajouter / modifier / supprimer un contact.
| Avantages | Inconvénients |
| ------------------------------------------------------------ | -------------------------------------------------------------------------------------------- |
| Mêmes avantages que la boîte aux lettres dédiée | Mêmes inconvénients que la boîte aux lettres dédiée (sauf contacts dans le carnet d'adresse) |
| \[Windows] Contacts accessibles à partir du carnet d'adresse | |
## 4. Application Contacts dans Sharepoint
Il est possible d'associer des applications à un Sharepoint et l'une d'elles est Contacts. Cette solution est la plus contraignante.
Il suffit d'ajouter un utilisateur au groupe Sharepoint où sont installés les contacts pour que cet utilisateur puisse voir / ajouter / modifier / supprimer un contact.
| Avantages | Inconvénients |
| -------------------------------------------------------- | ----------------------------------------------------------------------------------------------------------- |
| \[Windows] Contacts disponibles dans le carnet d'adresse | Les listes/groupes de contacts ne sont pas pris en charge |
| | \[Windows] Installation locale sur logiciel Outlook nécessaire et difficile |
| | \[Mac] Impossible de synchroniser avec le logiciel Outlook (impossible d'envoyer un courriel aux contacts) |
| | \[Navigateur] Impossible d'accéder aux contacts par Outlook (impossible d'envoyer un courriel aux contacts) |
## 5. Utilisation de l'annuaire global
C'est sous forme d'un annuaire que Microsoft propose nativement de partager des contacts pour les utilisateurs d'une même organisation. Cette solution est la moins contraignante.
Les contacts et listes/groupes de contacts sont accessibles aux administrateurs du compte organisationnel (plus précisément au rôle Mail Recipients RBAC). Les contacts et listes/groupes de contacts sont nativement partagés à tous les utilisateurs de l'organisation (sans exception).
| Avantages | Inconvénients |
| --------------------------------------------------------------------------- | ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- |
| \[Windows, Mac et Navigateur] Contacts disponibles dans le carnet d'adresse | Ne prend pas en charge les listes/groupes de contacts \* |
| | Quantité d'informations liés à un contact limitée (p. ex. une seule adresse courriel) |
| | \[Mac] Pas de lien vers l'annuaire global à partir du carnet d'adresse, mais les contacts sont disponibles directement dans le champ "À:" |
\* Pour contourner ce problème, il est possible **(1)** d'enregistrer une liste/groupe de contacts dans ses contacts personnels, dans Outlook (Windows et Web, mais pas sur Mac). Les contacts de l'annuaire global peuvent être ajoutés à cette liste/groupe et seront à jour s'ils sont modifiés. Cette liste/groupe sera également synchronisée à partir du compte personnel Microsoft 365. Il est également possible **(2)** de créer un Groupe de distribution dans l'interface d'administration (sous l'onglet Groupes actifs). Un groupe de distribution agit comme une liste/groupe de contacts et sera accessible dans le carnet d'adresse dans All Address Lists > All Distribution Lists.
### Accéder aux contacts de l'annuaire global
### Importer des contacts dans l'annuaire global
Il est possible d'importer des contacts à coup de 40 en utilisant un format téléchargeable dans l'[interface de gestion des contacts partagés](/les-contacts/partager-des-contacts/sur-microsoft-365#acceder-aux-contacts-de-lannuaire-global).
Il est également possible d'importer des contacts en plus grand nombre [en utilisant PowerShell](https://docs.microsoft.com/en-us/microsoft-365/compliance/bulk-import-external-contacts?view=o365-worldwide). En résumé:
1\) [Installer le module EXO V2](https://docs.microsoft.com/en-us/powershell/exchange/exchange-online-powershell-v2?view=exchange-ps#install-and-maintain-the-exo-v2-module)
2\) [Se connecter à Exchange Online PowerShell](https://docs.microsoft.com/en-us/powershell/exchange/connect-to-exchange-online-powershell?view=exchange-ps#what-do-you-need-to-know-before-you-begin)
```
Import-Module ExchangeOnlineManagement
```
```
Connect-ExchangeOnline -UserPrincipalName ***courriel d'un utilisateur admin*** -ShowBanner:$false -ExchangeEnvironmentName "O365Default"
```
Pour en savoir plus :
3\) Créer les contacts
```
Import-Csv .\chemin\nom-du-fichier.csv|%{New-MailContact -Name $.Name -DisplayName $.Name -ExternalEmailAddress $.ExternalEmailAddress -FirstName $.FirstName -LastName $_.LastName}
```
(Vérifier que les contacts ont bien été créés)
4\) Ajouter les détails des contacts
```
$Contacts = Import-Csv .\chemin\nom-du-fichier.csv
```
```
$Contacts | ForEach {Set-Contact $_.Name -StreetAddress $_.StreetAddress -City $_.City -StateorProvince $_.StateorProvince -PostalCode $_.PostalCode -Phone $_.Phone -MobilePhone $_.MobilePhone -Pager $_.Pager -HomePhone $_.HomePhone -Company $_.Company -Title $_.Title -OtherTelephone $_.OtherTelephone -Department $_.Department -Fax $_.Fax -Initials $_.Initials -Notes $_.Notes -Office $_.Office}
```
(Ne pas utiliser le paramètre -Manager | L'utilisation du paramètre CountryOrRegion nécessite que ces champs soient remplis par le code de 2 lettres (ISO-3166))
*Troubleshoot*
En vrac, voici des erreurs qui peuvent se produire:
1\) *L’adresse de courrier externe $.ExternalEmailAddress n’est pas une adresse de courrier SMTP.*
Cette erreur survient généralement quand le fichier csv n'est pas correctement configuré. Penser, par exemple, à enlever la dernière virgule à chaque ligne. [Bien se référer au script d'exemple fourni par Microsoft.](https://docs.microsoft.com/en-us/microsoft-365/compliance/bulk-import-external-contacts?view=o365-worldwide#step-1-create-a-csv-file-that-contains-information-about-the-external-contacts)
2\) *L’adresse proxy «SMTP:» est déjà utilisée par les adresses proxy ou le LegacyExchangeDN «Guest\_f9f14de05355493191c03ebe84c15c45».
Choisissez une autre adresse proxy.*
Si l'utilisateur existe déjà parce qu'il a été ajouté à un Sharepoint ou une équipe Teams : . En date du 29 juin 2021, il faut d'abord créer le contact d'un utilisateur puis l'ajouter dans une équipe Teams ou Sharepoint pour que les deux entités cohabitent. Sinon, il est possible d'afficher l'entité GuestMailUser dans la Global Address List (GAL) avec la commande:
```
Set-AzureADUser -ObjectId [of guest account] -ShowInAddressList $true
```
(Récupérer l'ID dans la console Azure du compte Microsoft)
# Accéder aux contacts partagés
Accéder aux contacts de la liste d'adresses globale
Si des contacts ont été enregistrés dans la liste globale d'adresses, c'est-à-dire à partir de l'interface d'administration du compte Microsoft 365 de l'organisation, il est possible pour tous les utilisateurs du compte organisationnel d'y avoir accès des façons suivantes.
## Logiciel Outlook sur Windows
Les contacts partagés sont accessibles dans le Carnet d'adresses, lui-même accessible de plusieurs façons:
## Logiciel Outlook sur Mac
Les contacts partagés sont accessibles dans le Carnet d'adresses, lui-même accessible de plusieurs façons (voir image plus bas). Deux limitations importantes demeurent sur le logiciel Outlook sur Mac:
* les contacts ne peuvent pas être affichés sous forme de liste; il est uniquement possible de trouver un contact par une recherche textuelle;
* les contacts ne sont synchronisés qu'une fois par jour. Tout ajout, modification ou suppression de contact partagé prend donc du temps à se répercuter dans le carnet d'adresses d'Outlook sur Mac.
{% hint style="info" %}
Si vous préférez l'interface et les fonctionnalités d'Outlook sur navigateur, il est possible de l'utiliser sous forme d'application indépendante, avec sa propre icône dans le Dock. Cliquez sur l'icône prévue à cet effet, disponible sur Google Chrome uniquement:
{% endhint %}
## Service Outlook sur navigateur
Accéder à son compte Microsoft 365 en allant sur [office.com](https://office.com) puis cliquer sur l'icône Outlook 
.
1. Depuis la section Contacts, cliquer sur l'icône des contacts. Utiliser, soit la barre de recherche en haut de la page, soit la section Annuaire du menu de gauche.\
2. Depuis un nouveau courriel, cliquer sur le bouton À.\ 
# Gérer des contacts partagés
Ajouter, modifier ou supprimer un contact partagé
La gestion des contacts partagés **nécessite un accès administrateur** au compte organisationnel de Microsoft 365 grâce aux permissions suivantes:
* Administrateur d’organisation Exchange (Organization Management)
* Administrateur de destinataires Exchange (Recipient Management)
## Accéder aux contacts
Voici comment accéder aux contacts partagés pour les gérer:
1\) Accéder à l'interface d'administration du compte organisationnel:
2\) Accéder à l'interface de gestion des contacts
## Ajouter des contacts
Il existe plusieurs manière d'ajouter des contacts:
* Pour ajouter un seul contact ou un petit nombre, utiliser le bouton "Ajouter un contact"
* Pour en ajouter une grande quantité, il est possible de les importer au format CSV. Cliquer sur le bouton "Ajouter plusieurs contacts" permet d'accéder également au modèle de document attendu par l'outil d'importation.
* Pour ajouter une très grande quantité de contact, il est possible de le faire à partir des lignes de commande sur PowerShell, [voir le tutoriel dédié](https://docs.hub01.org/les-contacts/partager-des-contacts/sur-microsoft-365).
## Modifier un contact
1\) La quasi-totalité des contacts sont disponibles à la modification dans le panneau qui s'ouvre de la façon suivante:
2\) Néanmoins, il y a quelques informations (p. ex. "Remarques", qui est un champ texte libre) qui ne sont pas modifiables sur ce panneau et nécessite d'ouvrir l'interface d'administration Exchange dédiée:
3\) Il est également possible de modifier une grande quantité de contacts en utilisant les lignes de commandes sur PowerShell.
## Supprimer des contacts
* Pour supprimer un contact ou un petit nombre, sélectionner les contacts à supprimer dans l'interface de gestion des contacts du Centre d'administration Microsoft 365 et cliquer sur le bouton "Supprimer le contact"
* Pour supprimer une grande quantité de contacts, il est possible de le faire en lignes de commandes sur PowerShell
# Sur Google Workspace
## 1. Déléguer l'accès aux contacts (gratuit mais limité)
Vous pouvez autoriser d'autres utilisateurs **de votre domaine** à accéder à l'**entièreté** de vos contacts et à les gérer. Ils peuvent alors ajouter des contacts et mettre à jour des informations telles que des noms, numéros de téléphone et adresses. L'accès à vos contacts **n'autorise pas pour autant** l'accès à votre compte de messagerie.
[Apprenez-en davantage sur la procédure à suivre pour déléguer la gestion de vos contacts](https://support.google.com/contacts/answer/2590392?hl=fr) (en français).
{% hint style="info" %}
Vous ne souhaitez pas donner l'accès à l'entièreté de votre carnet d'adresse?\
Une astuce consiste à ajouter les contacts à partager dans un compte utilisateur dédié et à déléguer l'accès aux contacts de ce compte. C'est une astuce particulièrement valable pour les comptes *Google for Nonprofit* qui peuvent créer des utilisateurs gratuits.
{% endhint %}
{% hint style="warning" %}
Cette méthode possède des limitations importantes:
* Les libellés ne sont pas synchronisés. Tous les contacts partagés par un utilisateur apparaîtront dans un seul dossier au nom de celui-ci.
* Les contacts partagés avec cette méthode n'apparaissent pas dans Gmail si la personne n'a pas été contactée préalablement. Dans ce cas, pour envoyer un courriel à un ou plusieurs contacts partagés, il faut passer par l'interface de Google Contacts. Les communications subséquentes peuvent se faire sur Gmail à l'aide du remplissage automatique.
{% endhint %}
## 2. Utiliser un plugiciel (payant)
Les plugiciels ajoutent les fonctionnalités auxquelles on s'attendait de Google. Grâce à eux, les contacts peuvent être synchronisés sans limitation et avec beaucoup de flexibilité. La solution la plus connue et la plus complète est [Shared Contacts for Gmail®](https://www.getsharedcontacts.com/fr/); des alternatives existent comme [Contact Share App](https://contactshareapp.com) (en anglais) ou [ContactBook](https://contactbook.app/) (en anglais) offre aussi une version gratuite mais très limitée.
Les tarifs tournent autour de 1 $US par mois, par utilisateur, pour les versions de base.
## 3. Exporter / importer des contacts (sans synchronisation)
Il est possible de simplement exporter des contacts ou groupes de contacts (libellés) en un fichier que vous pourrez faire suivre à l'utilisateur à qui vous voulez partager des contacts. Celui-ci n'aura qu'à l'importer dans ses contacts.
{% hint style="warning" %}
Cette solution **ne synchronise pas** les contacts partagés. Elle ne crée que des duplicatas de contacts qui seront gérés indépendamment des originaux.
{% endhint %}
