Migration de courriels

Un peu de théorie

Acheminement d'un courriel

Le schéma ci-dessous montre, de manière simplifiée, les étapes techniques nécessaires à l'envoi d'un courriel.

Schéma 1 - Cheminement de l'envoi d'un courriel

Changement de fournisseur de courriel

Le schéma suivant décrit, de manière simplifiée, le procédé utilisé pour changer de fournisseur de courriel.

Schéma 2 - Procédé de changement de fournisseur de courriel

Étapes de migration

De cette théorie découle les étapes suivantes, nécessaires pour entreprendre et réussir une migration de courriels.

1. Récupérer les informations nécessaires

  • Liste des utilisateurs, (1) leur adresse courriel, (2) leur identifiant utilisateur et mot de passe et (3) les alias qui doivent leur être attribués (p. ex. comptabilite@nomdomaine.ca);

  • Accès administrateur au fournisseur de courriel actuel;

  • Accès administrateur au compte du registraire du nom de domaine;

  • Identifier le protocole de gestion de courriel (IMAP / POP3).

2. Confirmer la possession du nom de domaine

L'objectif de cette étape est de faire reconnaître votre nom de domaine par votre nouveau fournisseur de courriel afin de recréer les adresses existantes (p. ex. mireille@nomdomaine.ca).

3. Créer les comptes utilisateurs et leurs alias

Maintenant que votre nom de domaine est reconnu par votre nouveau fournisseur, vous devez créer les comptes utilisateurs à partir des courriels existants que vous souhaitez migrer.

Les adresses partagées, qui ne sont pas liées à un utilisateur spécifique ayant besoin d'accéder à la panoplie d'applications associées à un compte (p. ex. info@nomdomaine.ca), peuvent être installées comme une boîte aux lettres partagée.

Il est également possible d'attribuer d'autres adresses courriel à un utilisateur (alias). Ainsi, mireille@nomdomaine.ca pourrait utiliser l'adresse comptabilite@nomdomaine.ca pour recevoir et envoyer un courriel.

4. Informer vos utilisateurs

Changer de solution de gestion de courriels n'est pas anodin. L'utilisation d'un nouvel outil est un enjeu en soi; et même dans le cas où vous continuerez d'utiliser le même logiciel qui centralise vos comptes courriels, le processus créera un moment de flottement lors duquel des courriels pourraient être acheminés vers l'ancien fournisseur. Ménagez vos utilisateurs et informez-les des impacts du processus.

5. Pré-migration

Cette étape consiste à rapatrier tous les courriels stockés chez l'ancien fournisseur vers le nouveau.

Il est important de s'assurer que l'arborescence des dossiers utilisée dans les outils de gestion de courriels installés sur ordinateur est présente également sur le serveur de courriels, c'est-à-dire qu'elle doit être visible dans l'interface de gestion en ligne.

Il existe deux protocoles de gestion de courriels qui déterminent la méthode de migration :

  • POP3 : Ce protocole envoi purement et simplement une copie des courriels reçus à tous les appareils connectés au compte. Tous les appareils peuvent ainsi avoir classés les courriels de façon indépendante. La pré-migration des courriels envoyés à l'aide de ce protocole nécessite de copier les courriels depuis l'ordinateur où ils ont été classés, puis de les importer dans le nouveau compte.

  • IMAP : Ce protocole, en plus d'envoyer les courriels reçus à tous les appareils connectés au compte, synchronise toutes les actions qui y sont effectuées. Le classement des courriels est ainsi synchronisée à travers tous les appareils. La pré-migration consiste alors simplement à connecter le nouveau compte courriel au compte de l'ancien fournisseur, comme si c'était un nouvel appareil.

Avant de passer à l'étape suivante, vérifiez que la nouvelle boîte de courriels est identique à l'ancienne (arborescence, nombre de courriels).

6. Mise à jour des DNS

Pour que le nouveau fournisseur de courriels reçoive les courriels envoyés aux adresses du domaine nomdomaine.ca, les enregistrements MX du domaine doivent être modifiés selon les valeurs attendues par le nouveau fournisseur. Les anciennes valeurs ne doivent plus être actives; prenez-les tout de même en note, au cas où!

Dès l'enregistrement de ces modifications, l'envoi des courriels peut avoir un comportement imprévisible. En effet, lors de la propagation de la mise à jour des DNS, les courriels peuvent être acheminés au nouveau fournisseur ou à l'ancien. Cette période peut durer 72 heures.

7. Post-migration

La post-migration vise à rapatrier les derniers courriels qui auraient été acheminés à l'ancien fournisseur pendant la période de propagation de la mise à jour des DNS. Cette étape consiste à exporter manuellement chacun des nouveaux courriels pour les importer dans le compte du nouveau fournisseur.

Effectuez une dernière vérification des courriels.

La migration des courriels est terminée.