Migration vers Office 365

Depuis mars 2020, la suite infonuagique Office 365 s'appelle Microsoft 365.

Information nécessaire à la migration

Pour bien préparer la migration, il est idéal d’amasser les informations suivantes :

  • Liste des utilisateurs ayant besoin d’un compte;

  • Système d’exploitation (OS et version) de chaque poste;

  • Quantité d’information à mettre dans le cloud (Go);

  • Accès administrateur au compte chez le registraire du nom de domaine;

  • Liste des utilisateurs et des alias qui doivent leur être attribués;

  • Accès administrateur au fournisseur de courriel actuel;

  • Identifier le protocole de gestion de courriel (IMAP / POP3).

Préparation

Dans tous les cas il est nécessaire de préparer la migration voici quelques étapes qui sont préliminaires à la suite.

Type de compte nécessaire

Note : les prix mentionnés ci-dessous sont conditionnels à l'obtention d'un jeton Techsoup.

Office 365 Business Premium (3,80 USD gratuit) : Pour les organisations voulant profiter des avantages de l’infonuagique en continuant à travailler sur leurs postes respectifs dans l’environnement qu’ils connaissent bien. [Mise à jour du 9 juillet 2020] Depuis mars 2020, et en réaction à la crise de la COVID-19, Microsoft offre gratuitement aux OBNLs qualifiées la suite Microsoft 365 Business Premium qui contient les logiciels de la suite Office installables sur des ordinateurs.

Office 365 Business Essentials / Petite entreprise (gratuit) : Pour les organisations voulant déplacer la totalité de leurs opérations en infonuagique chez Microsoft.

Tous les comptes Microsoft 365 Business offrent 1To d'espace sur le cloud OneDrive.

Migration des courriels

Voici la procédure pour faire la migration des courriels vers la suite O365 :

Courriels (IMAP)

  1. Confirmer la possession du nom de domaine dans l’interface d’administration d’Office 365 : https://admin.microsoft.com/AdminPortal/Home#/Domains

  2. Attribuer les alias aux utilisateurs : https://admin.microsoft.com/AdminPortal/Home#/users

  3. Configurer les systèmes de classement des fichiers : les personnes qui créent des dossiers dans l'outil de gestion de courriels qu’ils utilisent sur leur ordinateur doivent s’assurer que l’arborescence des dossiers qu’ils utilisent n’est pas locale, mais bien sur le serveur de courriels. C’est-à-dire que quand l’utilisateur se connecte à son interface de gestion de courriels en ligne, il ou elle voit ses dossiers.

  4. Mettre à jour l’entrée “MX” des DNS : si la personne lisant ce document ne sait pas ou ne se sent pas en mesure de faire cette opération, il est préférable de se référer à un professionnel.

  5. 24 heures après la mise à jour des DNS, faire une deuxième importation des courriels. (Étape 4).

Courriels (POP3)

Export : https://support.office.com/en-us/article/export-or-backup-email-contacts-and-calendar-to-an-outlook-pst-file-14252b52-3075-4e9b-be4e-ff9ef1068f91?redirectSourcePath=%252fen-US%252farticle%252fExport-or-back-up-messages-calendar-tasks-and-contacts-D791FE88-5C67-44C5-A3F6-A484508082A1&ui=en-US&rs=en-US&ad=US

Import : https://support.office.com/en-us/article/import-email-contacts-and-calendar-from-an-outlook-pst-file-431a8e9a-f99f-4d5f-ae48-ded54b3440ac?redirectSourcePath=%252fen-us%252farticle%252fImport-Outlook-items-from-an-Outlook-Data-File-pst-345ad0da-7bc0-4a02-9cb7-2d1cf48ba8e3&ui=en-US&rs=en-US&ad=US

Contacts

Pour importer des contacts, il suffit d’utiliser le gestionnaire de courriel actuel pour les exporter en format .csv et puis les importer dans Outlook : https://support.office.com/fr-fr/article/importer-des-contacts-dans-outlook-bb796340-b58a-46c1-90c7-b549b8f3c5f8?omkt=fr-CA&ui=fr-FR&rs=fr-CA&ad=CA#ID0EAACAAA=Versions_plus_récentes

Partage de contacts

Pour partager des contacts dans toute l’organisation : À venir.

Calendriers

Pour importer un calendrier, il suffit d’utiliser le gestionnaire de calendrier actuel pour exporter en calendrier en format .ics et puis l’important dans Outlook : https://support.office.com/fr-fr/article/importer-un-calendrier-ou-s-y-abonner-dans-outlook-com-cff1429c-5af6-41ec-a5b4-74f2c278e98c?omkt=fr-CA&ui=fr-FR&rs=fr-CA&ad=CA

Boite de courriel partagée

Pour des organisations qui voudraient qu'une de leurs adresses courriel soit accessible par deux personnes, il est possible de créer une boite aux lettres partagée : https://docs.microsoft.com/en-us/office365/admin/email/about-shared-mailboxes?view=o365-worldwide

Par exemple, la boîte aux lettres info@votrenomdedomaine.ca peut être vérifiée par plusieurs personnes. Pour la rendre facilement accessible sans compromettre sa sécurité en partageant son mot de passse, la boite aux lettres partagée est parfaite.

  1. Créer la boîte partagée dans Admin > Groupes > Boites partagées.

  2. Ajouter des membres à la boite

  3. Dans Outlook en ligne

    1. clic droit sur Dossiers > Ajout d'un dossier partagé

    2. Ajouter le dossier

Créer une salle de réunion réservable

Dans la page d'administration, ouvrir le menu "ressources" et créer la salle : https://robinpowered.com/blog/how-to-add-meeting-room-calendars-in-office-365/

Migration des données

O365 fourni de l’espace de stockage en ligne à travers son outil OneDrive. Voici les possibilités (et les limites) de cet outil et comment y faire migrer les données.

  1. Reproduire l’architecture actuelle de l’organisme

    1. Faire la liste de tous les “dossiers racine” de l’organisation et des personnes qui devraient y avoir accès. Ex : “Communications: tout le monde”, “RH: administration”, “Comptabilité: Direction et comptable”.

    2. Pour chaque dossier racine, se connecter à OneDrive et créer une bibliothèque partagée en spécifiant les utilisateurs ayant accès à cette bibliothèque.

  2. Configurer la synchronisation de OneDrive avec les postes des employés

    1. Télécharger l’outil : https://www.onedrive.com/download

    2. Synchroniser chaque bibliothèque partagée sur chaque poste

  3. Migration des données

    1. Déplacer les données de leur emplacement actuel vers la bibliothèque appropriée

    2. Attention : il est possible que lors de la migration des données, certains fichiers ne puissent pas être synchronisés (il seront marqués d’un “x” rouge). Une cause probable de ce problème est la mauvaise nomenclature. Il faudra s’assurer que les noms de fichier ne contiennent pas de caractères spéciaux, de points et qu’ils ne commencent, ni ne finissent, par un espace.

    3. Attendre entre quelques heures et quelques jours avant que la synchronisation ne soit terminée.

  4. Installer et configurer les logiciels office : sur la page d’accueil de votre compte sur office.com, si vous avez attribué une licence “Business premium” à votre utilisateur, vous pourrez télécharger les applications office en cliquant sur l’icône en haut à droite.

  5. Configurer la sauvegarde externe des données : selon les cas, à voir avec un professionnel.

À tester : https://docs.microsoft.com/en-us/sharepointmigration/introducing-the-sharepoint-migration-tool : https://mover.io/

OneDrive vous permet d'accéder à tous les fichiers qu'il contient sans pour autant les télécharger et ainsi utiliser votre espace disque. Cette fonctionnalité nécessite néanmoins Windows 10 version 1709 ou plus récente ou Mac OS 10.14 ou plus récent. La version 1809 de Windows 10 permet même de convertir les fichiers peut souvent accédés du disque dure pour les rendre accessible en ligne seulement.

Utilisation de la nouvelle suite bureautique

TODO : Version de document

Toutes les modifications sont enregistrées en tout temps, mais l'historique des versions ne peut être vu que sur l'application "Desktop"

TODO : Partage

TODO : Synchronisation

Exemple typique du temps nécessaire pour effectuer les migrations

Préparation : 3 jours (surtout en recherche)

Migration des courriels : 3 jours (importation de courriels, attente de propagation des DNS, importation des courriels)

Migration des données : 5 jours (évaluation de l’arborescence idéale, procédure de migration, attente pendant la synchronisation, réglages des petites défaillances)