Sur Microsoft 365

Microsoft propose plusieurs manières de centraliser des contacts afin de les partager à l'ensemble de l'organisation. Chaque solution est néanmoins limitée.

Voici 5 façons de partager des contacts avec vos collègues. Toutes ces solutions sont néanmoins sujettes à des contraintes. En mai 2021, la solution la plus avantageuse et celle de l'utilisation de l'annuaire global.

1. Exporter / importer des contacts (sans synchronisation)

Il est possible de simplement exporter des contacts en un fichier que vous pourrez faire suivre à l'utilisateur à qui vous voulez partager des contacts. Celui-ci n'aura qu'à l'importer dans ses contacts.

Cette solution ne synchronise pas les contacts partagés. Elle ne crée que des duplicatas de contacts qui seront gérés indépendamment des originaux.

Exporter / Importer des contacts (Outlook sur le web)

2. Boîte aux lettres partagée

Il est possible d'enregistrer des contacts à l'entité Boîte aux lettres partagée.

Tous les utilisateurs ayant accès à la boîte partagée peuvent voir / ajouter / modifier / supprimer un contact.

Avantages	Inconvénients
Compatible avec les listes/groupes de contacts	Tous les utilisateurs peuvent supprimer un contact
Possible d'organiser les contacts dans des dossiers et les dossiers sont accessibles sur Mac et Windows	[Windows] Contacts inaccessibles à partir du carnet d'adresse
	[Navigateur] Contacts inaccessibles à partir de la boîte personnelle (ouverture séparée de la boîte partagée)
	[Mac] Listes/groupes de contacts inaccessibles

3. Compte utilisateur dédié

La licence Microsoft 365 OBNL permettant de créer des utilisateurs gratuits (Business Basic), la création d'un utilisateur dédié est une alternative plus intéressante que l'utilisation de la boîte aux lettres partagée.

Tous les utilisateurs ayant accès à la boîte partagée peuvent voir / ajouter / modifier / supprimer un contact.

Avantages	Inconvénients
Mêmes avantages que la boîte aux lettres dédiée	Mêmes inconvénients que la boîte aux lettres dédiée (sauf contacts dans le carnet d'adresse)
[Windows] Contacts accessibles à partir du carnet d'adresse

4. Application Contacts dans Sharepoint

Il est possible d'associer des applications à un Sharepoint et l'une d'elles est Contacts. Cette solution est la plus contraignante.

Il suffit d'ajouter un utilisateur au groupe Sharepoint où sont installés les contacts pour que cet utilisateur puisse voir / ajouter / modifier / supprimer un contact.

Avantages	Inconvénients
[Windows] Contacts disponibles dans le carnet d'adresse	Les listes/groupes de contacts ne sont pas pris en charge
	[Windows] Installation locale sur logiciel Outlook nécessaire et difficile
	[Mac] Impossible de synchroniser avec le logiciel Outlook (impossible d'envoyer un courriel aux contacts)
	[Navigateur] Impossible d'accéder aux contacts par Outlook (impossible d'envoyer un courriel aux contacts)

5. Utilisation de l'annuaire global

C'est sous forme d'un annuaire que Microsoft propose nativement de partager des contacts pour les utilisateurs d'une même organisation. Cette solution est la moins contraignante.

Les contacts et listes/groupes de contacts sont accessibles aux administrateurs du compte organisationnel (plus précisément au rôle Mail Recipients RBAC). Les contacts et listes/groupes de contacts sont nativement partagés à tous les utilisateurs de l'organisation (sans exception).

Avantages	Inconvénients
[Windows, Mac et Navigateur] Contacts disponibles dans le carnet d'adresse	Ne prend pas en charge les listes/groupes de contacts *
	Quantité d'informations liés à un contact limitée (p. ex. une seule adresse courriel)
	[Mac] Pas de lien vers l'annuaire global à partir du carnet d'adresse, mais les contacts sont disponibles directement dans le champ "À:"

* Pour contourner ce problème, il est possible (1) d'enregistrer une liste/groupe de contacts dans ses contacts personnels, dans Outlook (Windows et Web, mais pas sur Mac). Les contacts de l'annuaire global peuvent être ajoutés à cette liste/groupe et seront à jour s'ils sont modifiés. Cette liste/groupe sera également synchronisée à partir du compte personnel Microsoft 365. Il est également possible (2) de créer un Groupe de distribution dans l'interface d'administration (sous l'onglet Groupes actifs). Un groupe de distribution agit comme une liste/groupe de contacts et sera accessible dans le carnet d'adresse dans All Address Lists > All Distribution Lists.

Accéder aux contacts de l'annuaire global

Interface de gestion des contacts partagés

Interface des contacts partagés (Outlook sur le web)

Interface des contacts partagés (logiciel Outlook)

Importer des contacts dans l'annuaire global

Il est possible d'importer des contacts à coup de 40 en utilisant un format téléchargeable dans l'interface de gestion des contacts partagés.

Il est également possible d'importer des contacts en plus grand nombre en utilisant PowerShell. En résumé:

1) Installer le module EXO V2

2) Se connecter à Exchange Online PowerShell

Import-Module ExchangeOnlineManagement

Connect-ExchangeOnline -UserPrincipalName ***courriel d'un utilisateur admin*** -ShowBanner:$false -ExchangeEnvironmentName "O365Default"

Pour en savoir plus : https://docs.microsoft.com/en-us/powershell/module/exchange/connect-exchangeonline?view=exchange-ps#parameters

3) Créer les contacts

Import-Csv .\chemin\nom-du-fichier.csv|%{New-MailContact -Name $.Name -DisplayName $.Name -ExternalEmailAddress $.ExternalEmailAddress -FirstName $.FirstName -LastName $_.LastName}

(Vérifier que les contacts ont bien été créés)

4) Ajouter les détails des contacts

$Contacts = Import-Csv .\chemin\nom-du-fichier.csv

$Contacts | ForEach {Set-Contact $_.Name -StreetAddress $_.StreetAddress -City $_.City -StateorProvince $_.StateorProvince -PostalCode $_.PostalCode -Phone $_.Phone -MobilePhone $_.MobilePhone -Pager $_.Pager -HomePhone $_.HomePhone -Company $_.Company -Title $_.Title -OtherTelephone $_.OtherTelephone -Department $_.Department -Fax $_.Fax -Initials $_.Initials -Notes  $_.Notes -Office $_.Office}

(Ne pas utiliser le paramètre -Manager | L'utilisation du paramètre CountryOrRegion nécessite que ces champs soient remplis par le code de 2 lettres (ISO-3166))

Troubleshoot

En vrac, voici des erreurs qui peuvent se produire:

1) L’adresse de courrier externe $.ExternalEmailAddress n’est pas une adresse de courrier SMTP.

Cette erreur survient généralement quand le fichier csv n'est pas correctement configuré. Penser, par exemple, à enlever la dernière virgule à chaque ligne. Bien se référer au script d'exemple fourni par Microsoft.

2) L’adresse proxy «SMTP:[e-mail]» est déjà utilisée par les adresses proxy ou le LegacyExchangeDN «Guest_f9f14de05355493191c03ebe84c15c45». Choisissez une autre adresse proxy.

Si l'utilisateur existe déjà parce qu'il a été ajouté à un Sharepoint ou une équipe Teams : https://techcommunity.microsoft.com/t5/office-365/how-do-i-add-a-guest-mail-user-to-adress-lists-or-create-a-mail/m-p/134800. En date du 29 juin 2021, il faut d'abord créer le contact d'un utilisateur puis l'ajouter dans une équipe Teams ou Sharepoint pour que les deux entités cohabitent. Sinon, il est possible d'afficher l'entité GuestMailUser dans la Global Address List (GAL) avec la commande:

Set-AzureADUser -ObjectId [of guest account] -ShowInAddressList $true

(Récupérer l'ID dans la console Azure du compte Microsoft)