Archivage et arborescences
Dans cette section vous trouverez des concepts techniques visant à vous donner un vocabulaire vous aidant à nommer vos enjeux d'archivage. Une fois le vocabulaire présenté, vous devriez déjà être en mesure d'imaginer des solutions à vos problèmes d'archivage. S'en suivront quelques questions "humaines" en lien avec votre organisme qui pourront permettre de nuancer la solution idéale que vous aurez imaginée.
Les documents actifs sont des documents qui sont essentiels au fonctionnement courant de l'organisme. Ex : budgets, plans de logistique, images pour les communications, etc.
Les documents semi-actifs sont des documents de référence qui doivent être conservés pour des fins de suivis, mais qui ne seront pas utilisés dans votre quotidien. Les procès-verbaux récents, les états financiers, les campagnes de communications récentes dont on voudra s'inspirer, etc.
Les documents historiques sont des documents qui sont soit essentiels à la structure de l'organisme (lettres patentes, documents légaux, etc.) ou des documents qui ont une grande valeur historique (première coupures de journaux, résumés des créations de l'organisme).
La capacité à bien archiver et à bien classer les documents vous permettra de gagner du temps, d'avoir une arborescence moins frustrante pour votre équipe et de vous libérer l'esprit en sachant exactement où se trouvent vos documents. Pour y arriver, il n'y a pas de solution magique : un grand ménage sera probablement inévitable et une certaine rigueur nécessaire.
Chaque fois que vous entrez dans un sous-dossier vous descendez un peu plus profondément dans votre arborescence. Chaque dossier que vous visitez contient un nombre X de fichiers et de dossiers. C'est sa largeur.
Les arborescences auront typiquement l'avantage d'être plus subdivisées et d'avoir de l'information plus segmentée. Les arborescences plus larges sont potentiellement moins divisées mais réduisent le nombre de clic nécessaires pour se rendre à un fichier.
Dans toute bonne arborescence de fichier, il est essentiel de bien faire la part des choses entre la nomenclature et l'accessibilité, entre la profondeur et la largeur.
Une autre technique qui simplifiera la navigation dans votre arborescence est l'utilisation d'un "schéma" identiques pour tous les sous-dossiers d'un même dossier. Exemple : une troupe de théâtre pourrait avoir, pour chacun de ses projets une arborescence semblable à :
Projet 1 :
Logistique
Financement
Création
Projet 2 :
Logistique
Financement
Création
Ainsi, les informations sont toujours structurées de la même façon.
Dernière astuce : pour les dossiers très larges qui font la liste de plusieurs éléments très semblables, exemple : une liste de clients, il peut être utile d'utiliser dans ce même dossier un sous-dossier "Archive" dans lequel sont placés les clients dont les comptes sont inactifs de manière à diminuer la largeur du dossier.
Dans l'optique où nous cherchons à minimiser le temps d'accès moyen aux documents (on veut passer le moins de temps possible, en moyenne, à parcourir l'arborescence), il est utile de garder une petite formule en tête. Le temps passé à parcourir l'arborescence pour ouvrir un fichier est égal au produit de
Le nombre de clics (nombre de dossier à traverser + le fichier à ouvrir)
Le temps que nos yeux prennent pour trouver un sous-dossier dans le dossier
Le temps nécessaire pour cliquer sur l'élément.
Pour bien construire votre nouvelle arborescence, et surtout, pour s'assurer qu'elle fonctionne bien dans votre organisation, voici quelques questions génériques :
Est-ce que votre organisation fonctionne typiquement par fonction ou par projet? Si vous travaillez en silo dans vos différentes fonction ou collectivement sur des projets, votre arborescence devrait s'en ressentir.
Est-ce que votre équipe est disciplinée, a une capacité d'adaptation et a une volonté d'adaptation? Dans le cas contraire, attention aux changements majeurs!
Est-ce que certaines régions de votre arborescence peuvent-être personnalisées par leurs utilisateurs?
Modèles
Voici un exemple d'une politique d'archivage et d'un plan de conservation des documents. Ces documents sont probablement trop formels pour vos besoins, mais peuvent tout de même être inspirants:
Politique d'archivage : https://oraprdnt.uqtr.uquebec.ca/vrsg/Reglementation/22.pdf
Comment nommer un document électronique : https://www.usherbrooke.ca/biblio/documents-administratifs-et-archives/boite-a-outils-archivistiques/nommage-des-fichiers-numeriques-et-abreviations/
Voici une proposition d'arborescence pour l'archivage de vos documents.
