Migration vers la G Suite

Information nécessaire à la migration

Pour bien préparer la migration, il est idéal d’amasser les informations suivantes :

• Liste des utilisateurs ayant besoin d’un compte;

• Quantité d’information à mettre dans le cloud (Go);

• Accès administrateur au compte chez le registraire du nom de domaine;

• Liste des utilisateurs et des alias qui doivent leur être attribués;

• Accès administrateur au fournisseur de courriel actuel;

• Identifier le protocole de gestion de courriel (IMAP / POP3).

Préparation

Dans tous les cas il est nécessaire de préparer la migration voici quelques étapes qui sont préliminaires à la suite.

• (Pour les OBNLs) Obtenir le jeton techsoup : https://www.techsoupcanada.ca/fr/

• (Pour les OBNLs) Créer un compte “Google Non-Profit” : https://www.google.com/nonprofits/

• Créer les utilisateurs : https://admin.google.com/ac/users

Migration des courriels

Voici la procédure pour faire la migration des courriels vers la Google Suite (assumant que le fournisseur actuel utilise le protocole IMAP pour la synchronisation des courriels) :

Courriels

1. Confirmer la possession du nom de domaine dans l’interface d’administration de la G Suite : https://support.google.com/a/answer/60216?hl=fr

2. Attribuer les alias aux utilisateurs : https://admin.google.com/ac/users

3. Configurer les systèmes de classement des fichiers : les personnes qui créent des dossiers dans l'outil de gestion de courriels qu’ils utilisent sur leur ordinateur doivent s’assurer que l’arborescence des dossiers qu’ils utilisent n’est pas locale, mais bien sur le serveur de courriels. C’est-à-dire que quand l’utilisateur se connecte à son interface de gestion de courriels en ligne, il ou elle voit ses dossiers.

4. Importer les courriels dans les nouveaux comptes : https://admin.google.com/AdminHome?hl=fr#Migration:

5. Configurer le transfert de courriel automatique vers le nouveau compte (si l’adresse originale était différente) : https://support.google.com/a/answer/9216781?hl=fr&ref_topic=9212616

6. Mettre à jour l’entrée “MX” des DNS : si la personne lisant ce document ne sait pas ou ne se sent pas en mesure de faire cette opération, il est préférable de se référer à un professionnel.

7. 24 heures après la mise à jour des DNS, faire une deuxième importation des courriels. (Étape 4).

Contacts

Pour importer des contacts, il suffit d’utiliser le gestionnaire de courriel actuel pour les exporter et puis les importer dans Gmail : https://support.google.com/contacts/answer/1069522

Pour partager des contacts dans toute l’organisation : À venir.

Calendriers

Pour importer un calendrier, il suffit d’utiliser le gestionnaire de calendrier actuel pour exporter et puis importer dans Gmail : https://support.google.com/a/users/answer/37118

Migration des données

La G Suite fourni de l’espace de stockage en ligne à travers son outil Google Drive. Voici les possibilités (et les limites) de cet outil et comment y faire migrer les données.

1. Reproduire l’architecture actuelle de l’organisme

   1. Faire la liste de tous les “dossiers racine” de l’organisation et des personnes qui devraient y avoir accès. Ex : “Communications: tout le monde”, “RH: administration”, “Comptabilité: Direction et comptable”.

   2. Se connecter à Google Drive et pour chaque dossier racine, créer un Drive partagé en spécifiant les utilisateurs ayant accès à cette bibliothèque.

2. Configurer la synchronisation de Google Drive avec les postes des employés

   1. Télécharger l’outil : https://support.google.com/a/answer/7491144?hl=fr

   2. Se connecter à l’outil sur le poste de l’utilisateur

3. Migration des données

   1. Déplacer les données de leur emplacement actuel vers le drive approprié

   2. Attendre entre quelques heures et quelques jours avant que la synchronisation ne soit terminée.

4. Configurer la sauvegarde externe des données : selon les cas, à voir avec un professionnel.

Drive File Stream nécessite Windows 7 ou plus ou Mac OS 10.11 ou plus

Google propose 3 forfaits aux OBNL, la version totalement gratuite (G Suite Basic) offre 30Go d'espace disque sur le cloud par utilisateur. Notez que les fichiers Google Docs, Google Sheets, Google Slides ne sont pas comptabilisés. Les Drive partagés sont quand à eux limités à 400 000 fichiers et dossiers, sans égard à leur poids.

Utilisation de la nouvelle suite bureautique

TODO : Version de document

TODO : Partage

TODO : Synchronisation

Exemple typique du temps nécessaire pour effectuer les migrations

Préparation : 3 jours (surtout en recherche)

Migration des courriels : 3 jours (importation de courriels, attente de propagation des DNS, importation des courriels)

Migration des données : 5 jours (évaluation de l’arborescence idéale, procédure de migration, attente pendant la synchronisation, réglages des petites défaillances)