Migration vers Microsoft 365
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Pour bien préparer la migration, il est idéal d’amasser les informations suivantes :
Liste des utilisateurs ayant besoin d’un compte;
Système d’exploitation (OS et version) de chaque poste;
Quantité d’information à mettre dans le cloud (Go);
Accès administrateur au compte chez le registraire du nom de domaine;
Liste des utilisateurs et des alias qui doivent leur être attribués;
Accès administrateur au fournisseur de courriel actuel;
Identifier le protocole de gestion de courriel (IMAP / POP3).
Dans tous les cas il est nécessaire de préparer la migration voici quelques étapes qui sont préliminaires à la suite.
(Pour les OBNLs) Obtenir le jeton Techsoup :
(Pour les OBNLs) Créer un compte “Microsoft Non-Profit” :
Créer les utilisateurs :
Acheter et attribuer les licences Office :
Office 365 Business Premium (3,80 USD gratuit) : Pour les organisations voulant profiter des avantages de l’infonuagique en continuant à travailler sur leurs postes respectifs dans l’environnement qu’ils connaissent bien.
[Mise à jour du 9 juillet 2020] Depuis mars 2020, et en réaction à la crise de la COVID-19, Microsoft offre gratuitement aux OBNLs qualifiées la suite Microsoft 365 Business Premium qui contient les logiciels de la suite Office installables sur des ordinateurs.
Office 365 Business Essentials / Petite entreprise (gratuit) : Pour les organisations voulant déplacer la totalité de leurs opérations en infonuagique chez Microsoft.
Tous les comptes Microsoft 365 Business offrent 1To d'espace sur le cloud OneDrive.
Voici la procédure pour faire la migration des courriels vers la suite O365 :
Configurer les systèmes de classement des fichiers : les personnes qui créent des dossiers dans l'outil de gestion de courriels qu’ils utilisent sur leur ordinateur doivent s’assurer que l’arborescence des dossiers qu’ils utilisent n’est pas locale, mais bien sur le serveur de courriels. C’est-à-dire que quand l’utilisateur se connecte à son interface de gestion de courriels en ligne, il ou elle voit ses dossiers.
Mettre à jour l’entrée “MX” des DNS : si la personne lisant ce document ne sait pas ou ne se sent pas en mesure de faire cette opération, il est préférable de se référer à un professionnel.
24 heures après la mise à jour des DNS, faire une deuxième importation des courriels. (Étape 4).
Par exemple, la boîte aux lettres info@votrenomdedomaine.ca peut être vérifiée par plusieurs personnes. Pour la rendre facilement accessible sans compromettre sa sécurité en partageant son mot de passse, la boite aux lettres partagée est parfaite.
Créer la boîte partagée dans Admin > Groupes > Boites partagées.
Ajouter des membres à la boite
Dans Outlook en ligne
clic droit sur Dossiers > Ajout d'un dossier partagé
Ajouter le dossier
O365 fourni de l’espace de stockage en ligne à travers son outil OneDrive. Voici les possibilités (et les limites) de cet outil et comment y faire migrer les données.
Reproduire l’architecture actuelle de l’organisme
Faire la liste de tous les “dossiers racine” de l’organisation et des personnes qui devraient y avoir accès. Ex : “Communications: tout le monde”, “RH: administration”, “Comptabilité: Direction et comptable”.
Pour chaque dossier racine, se connecter à OneDrive et créer une bibliothèque partagée en spécifiant les utilisateurs ayant accès à cette bibliothèque.
Configurer la synchronisation de OneDrive avec les postes des employés
Synchroniser chaque bibliothèque partagée sur chaque poste
Migration des données
Déplacer les données de leur emplacement actuel vers la bibliothèque appropriée
Attention : il est possible que lors de la migration des données, certains fichiers ne puissent pas être synchronisés (il seront marqués d’un “x” rouge). Une cause probable de ce problème est la mauvaise nomenclature. Il faudra s’assurer que les noms de fichier ne contiennent pas de caractères spéciaux, de points et qu’ils ne commencent, ni ne finissent, par un espace.
Attendre entre quelques heures et quelques jours avant que la synchronisation ne soit terminée.
Configurer la sauvegarde externe des données : selon les cas, à voir avec un professionnel.
TODO : Version de document
Toutes les modifications sont enregistrées en tout temps, mais l'historique des versions ne peut être vu que sur l'application "Desktop"
TODO : Partage
TODO : Synchronisation
Préparation : 3 jours (surtout en recherche)
Migration des courriels : 3 jours (importation de courriels, attente de propagation des DNS, importation des courriels)
Migration des données : 5 jours (évaluation de l’arborescence idéale, procédure de migration, attente pendant la synchronisation, réglages des petites défaillances)
Note : les prix mentionnés ci-dessous sont conditionnels à l'obtention d'un jeton .
Confirmer la possession du nom de domaine dans l’interface d’administration d’Office 365 :
Attribuer les alias aux utilisateurs :
Importer les courriels dans les nouveaux comptes :
Export :
Import :
Pour importer des contacts, il suffit d’utiliser le gestionnaire de courriel actuel pour les exporter en format .csv et puis les importer dans Outlook :
Pour importer un calendrier, il suffit d’utiliser le gestionnaire de calendrier actuel pour exporter en calendrier en format .ics et puis l’important dans Outlook :
Pour des organisations qui voudraient qu'une de leurs adresses courriel soit accessible par deux personnes, il est possible de créer une boite aux lettres partagée :
Dans la page d'administration, ouvrir le menu "ressources" et créer la salle :
Télécharger l’outil :
Installer et configurer les logiciels office : sur la page d’accueil de votre compte sur , si vous avez attribué une licence “Business premium” à votre utilisateur, vous pourrez télécharger les applications office en cliquant sur l’icône en haut à droite.
À tester : :