Créer une bibliothèque partagée

Création de la bibliothèque

La création d'une bibliothèque partagée n'étant, par défaut, pas limitée aux administrateurs du compte Microsoft 365, elle se fait à partir de l'interface web de OneDrive. Elle nécessite un nom disponible dans le compte Microsoft de l'organisation et vous permet déjà de spécifier les personnes à qui vous voulez lui donner accès.

Jetez un coup d'œil aux paramètres avancées; la bibliothèque créée pourrait être en anglais...

Interface de création d'une bibliothèque partagée (OneDrive)

Voici les paramètres par défaut d'une bibliothèque partagée:

  • Il n'est pas possible de partager directement une bibliothèque complète à l'externe, c'est-à-dire à une adresse courriel ne faisant pas parti du compte Microsoft de l'organisation. Vous pourrez néanmoins partager les dossiers et fichiers qui s'y trouvent.

  • L'utilisateur qui crée la bibliothèque devient le seul propriétaire de celle-ci. Ainsi, l'administrateur du compte Microsoft n'est pas nécessairement propriétaire de toutes les bibliothèques partagées, il faudra qu'il s'ajoute comme tel dans l'interface d'administration (voir Gérer les accès à une bibliothèque partagée).

Accès web à la bibliothèque partagée

La création d'une bibliothèque partagée envoie un courriel aux membres leur informant qu'ils font maintenant parti d'un nouveau "groupe". Comme une bibliothèque partagée fait parti d'un ensemble de fonctionnalités créées simultanément par Microsoft, ce courriel propose divers façon de travailler en groupe.

Quoi qu'il en soit, pour retrouver notre bibliothèque partagée dans le menu OneDrive, il faut "suivre", c'est-à-dire mettre en favori, le site SharePoint créé. Consultez l'introduction aux bibliothèques partagées pour en savoir plus sur le lien entre une bibliothèque partagée et un site SharePoint.

1) Veuillez procédez à l'une ou l'autre des méthodes suivantes pour accéder au site SharePoint correspondant à la bibliothèque créée :

  • Dans le courriel envoyé par Microsoft pour vous avisez que vous faites parti d'un nouveau groupe, cliquez sur le bouton vous amenant au site SharePoint:

  • Il se peut que vous ayez déjà accès au groupe du site SharePoint créé à partir d'Outlook:

  • Ultimement, tous les sites SharePoint (et donc les bibliothèques partagées) sont accessibles à partir du centre d'administration des sites SharePoint. Pour accéder à cette interface, suivez ce tutoriel : Accéder aux sites SharePoint. Puis, cliquez sur l'url du site correspondant à la bibliothèque créée.

2) Cliquez sur "Non suivi" pour suivre ce site, c'est-à-dire le mettre en favori.

Il arrive fréquemment que ce bouton n'apparaisse pas. C'est un problème de cache de navigateur. Tentez l'opération dans une nouvelle fenêtre de navigation privée ou à partir d'un autre navigateur Internet.

3) La nouvelle bibliothèque apparait désormais dans l'interface web de OneDrive (assurez-vous que la fenêtre soit rafraîchie).

Accéder à la bibliothèque à partir de l'ordinateur

Que vous soyez sur Windows ou sur Mac, vous pouvez accéder aux fichiers et dossiers de la bibliothèque partagée directement à partir de l'Explorateur de fichiers de Windows ou du Finder de Mac. Cette solution permet une utilisation encore plus transparente des bibliothèques partagées.

Pour paramétrer cette fonctionnalité, vous devez synchroniser la bibliothèque avec votre ordinateur:

1) Assurez-vous que l'application OneDrive soit ouverte et connectée à votre compte Microsoft 365.

2) Rendez-vous sur le site SharePoint correspondant à la bibliothèque partagée que vous voulez synchroniser.

3) Dans le menu de gauche, cliquez sur "Documents".

4) Dans le menu horizontal en haut de la nouvelle interface, cliquez sur "Synchroniser".

5) Un message apparait alors pour valider l'ouverture de l'application OneDrive. Cliquez sur "Ouvrir".

6) Une notification apparait probablement pour confirmer que votre ordinateur est synchronisé à la bibliothèque partagée. Vous pouvez alors fermer le message "Préparation en cours de la synchronisation..." apparu dans votre navigateur.

7) Vous pouvez maintenant travailler dans la bibliothèque partagée directement à partir l'Explorateur de fichiers de Windows ou du Finder de Mac. Tant que votre application OneDrive est ouverte et connectée à votre compte Microsoft 365, tous les fichiers et dossiers créés, modifiés ou supprimés de la bibliothèque partagée de votre ordinateur le seront pour tous les membres de cette bibliothèque.